FSH Online, Yogyakarta – Kecepatan layanan akademik menjadi salah satu ujian penting bagi perguruan tinggi. Mahasiswa membutuhkan kepastian administrasi, dosen memerlukan dukungan layanan yang efisien, sementara tenaga kependidikan harus memastikan berbagai proses berjalan tepat di tengah beban kerja yang terus berkembang. Tantangannya bukan semata-mata menambah kecepatan kerja, melainkan membangun sistem yang membuat pelayanan lebih sederhana, akurat, dan responsif.
Persoalan tersebut menjadi perhatian Fakultas Syariah dan Hukum (FSH) UIN Walisongo Semarang dalam pelatihan peningkatan kapasitas sumber daya manusia yang digelar bersama Pusat Studi Manajemen Pendidikan Tinggi (PSMPT) UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta pada 23–24 Oktober 2026. Kegiatan bertajuk Improving the Performance of Educational Staff in Supporting Excellent Academic and Administrative Services ini berlangsung di University Hotel Yogyakarta dan kawasan outbound MOANA, Nanggulan, Kulon Progo.
Dekan FSH UIN Walisongo, Dr. H. Tolkah, M.A., mengungkapkan tantangan pelayanan yang dihadapi fakultasnya. Sebanyak 10 tenaga kependidikan harus mendukung kebutuhan layanan sekitar 3.500 mahasiswa. Kondisi tersebut menuntut pengelolaan pekerjaan yang efektif, pembagian tugas yang jelas, serta perbaikan proses secara berkelanjutan.
Gambaran itu memperlihatkan bahwa kualitas pelayanan kampus tidak cukup diukur dari seberapa sibuk pegawainya bekerja. Organisasi juga perlu menilai apakah tahapan administrasi sudah efisien, apakah informasi yang diberikan konsisten, dan apakah kebutuhan pengguna layanan dapat diselesaikan tanpa proses berulang yang tidak diperlukan.
Pelatihan diikuti 30 peserta dari berbagai unsur FSH UIN Walisongo, mulai dari pimpinan fakultas, ketua dan sekretaris jurusan, pengelola administrasi dan penjaminan mutu, pimpinan laboratorium, dosen, hingga tenaga kependidikan. Komposisi lintas fungsi tersebut dirancang untuk membangun pemahaman bersama bahwa kualitas layanan merupakan tanggung jawab organisasi, bukan hanya petugas di loket atau bagian administrasi.
Salah satu persoalan yang kerap memperlambat layanan adalah proses kerja yang terlalu panjang. Waktu dapat terbuang karena tahapan yang berulang, revisi dokumen berkali-kali, penumpukan berkas, atau perbedaan informasi antarunit. Jika tidak dievaluasi, persoalan kecil tersebut dapat terakumulasi menjadi hambatan yang dirasakan mahasiswa, dosen, dan mitra institusi.
Dalam pelatihan tersebut, Ahmad Dzakirin, S.E.I., M.B.A., mengajak peserta memetakan perjalanan layanan di unit kerja masing-masing. Peserta dibagi menjadi enam kelompok untuk mengidentifikasi kebutuhan pengguna, menelusuri tahapan proses, dan menemukan bagian yang berpotensi menimbulkan keterlambatan.
Pendekatan ini menempatkan pengalaman pengguna sebagai titik awal evaluasi. Alih-alih hanya bertanya apakah pegawai sudah menjalankan tugas, organisasi perlu memeriksa apakah prosedur yang berlaku benar-benar membantu menyelesaikan kebutuhan pengguna secara efektif.
Peserta juga mempelajari empat pendekatan penyederhanaan proses, yakni eliminate untuk menghapus tahapan yang tidak diperlukan, combine untuk menggabungkan proses yang dapat disatukan, rearrange untuk menata ulang urutan pekerjaan, dan simplify untuk menyederhanakan prosedur.
Keempat pendekatan tersebut relevan untuk membangun birokrasi kampus yang lebih gesit. Penyederhanaan bukan berarti menghilangkan kontrol atau mengurangi ketelitian administrasi. Tujuannya adalah memastikan setiap tahapan memiliki fungsi yang jelas, sehingga akuntabilitas tetap terjaga tanpa membebani pengguna dengan prosedur yang tidak memberikan nilai tambah.
Transformasi layanan juga membutuhkan kemampuan memanfaatkan teknologi secara tepat. Dr. Eric Kunto Aribowo, S.S., M.A., dari Fakultas Adab dan Ilmu Budaya UIN Sunan Kalijaga, membawakan materi tentang pemanfaatan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) untuk meningkatkan kinerja tenaga kependidikan.
AI dapat membantu menyusun draf dokumen, merangkum informasi, mengolah bahan kerja, dan mempercepat sejumlah tugas rutin. Namun, kecepatan tersebut tidak otomatis menjamin kebenaran hasil. Informasi yang dihasilkan AI tetap dapat keliru, tidak lengkap, atau tidak sesuai dengan konteks kebutuhan institusi.
Karena itu, Eric memperkenalkan kerangka AI Fluency yang mencakup empat prinsip: delegation, description, discernment, dan diligence. Prinsip-prinsip tersebut menekankan kemampuan menentukan pekerjaan yang layak dibantu AI, menyusun instruksi secara jelas, mengevaluasi hasil secara kritis, serta menggunakan teknologi dengan cermat dan bertanggung jawab.
Peserta juga melakukan praktik menggunakan sejumlah prompt untuk mengeksplorasi pemanfaatan AI dalam pekerjaan sehari-hari. Melalui latihan tersebut, teknologi diposisikan sebagai alat bantu produktivitas, bukan pengganti penilaian profesional pegawai.
Bagi layanan perguruan tinggi, batas ini penting. Dokumen akademik dan administratif dapat berkaitan dengan data pribadi, ketentuan kelembagaan, serta keputusan yang berdampak pada hak mahasiswa. Karena itu, penggunaan AI perlu disertai verifikasi, perlindungan informasi, dan pemeriksaan manusia sebelum hasilnya digunakan dalam proses resmi.
Dengan pendekatan tersebut, digitalisasi tidak berhenti pada penggunaan aplikasi baru. Perubahan yang lebih penting adalah kemampuan pegawai memilih teknologi sesuai kebutuhan, memahami risikonya, dan memastikan hasil kerja tetap dapat dipertanggungjawabkan.
Dimensi teknologi dan penyederhanaan prosedur diperkuat oleh pembahasan mengenai tata kelola dan kepemimpinan. Ketua PSMPT UIN Sunan Kalijaga, Dr. Jarot Wahyudi, M.A., mengawali sesi materi dengan topik Good University Governance dan servant leadership.
Dalam pendekatan kepemimpinan yang melayani, keberhasilan organisasi tidak hanya bergantung pada kemampuan teknis, tetapi juga pada karakter, orientasi kerja, dan kemampuan mengembangkan orang lain. Pertanyaan mengenai apakah seseorang bekerja untuk melayani atau justru ingin dilayani menjadi refleksi penting bagi setiap unsur organisasi.
Kepemimpinan yang melayani menuntut visi yang jelas, kemauan untuk terus belajar, penghargaan terhadap hasil kerja dan hubungan antarmanusia, serta konsistensi menjalankan nilai organisasi. Dalam konteks pelayanan kampus, prinsip ini dapat mendorong pimpinan dan pegawai untuk tidak berhenti pada pemenuhan prosedur formal, tetapi juga memahami persoalan yang dihadapi pengguna layanan.
Sementara itu, Ahmad Dzakirin menekankan empat indikator pelayanan prima: cepat, tepat, ramah, dan solutif. Kecepatan perlu didukung standar waktu yang jelas, ketepatan berarti pekerjaan dilakukan dengan benar sejak awal, keramahan tercermin dalam komunikasi yang menghargai, sedangkan sikap solutif memastikan pengguna memperoleh jawaban dan kepastian atas kebutuhannya.
Keempat indikator tersebut memberikan ukuran yang lebih konkret bagi peningkatan layanan. Pelayanan yang baik bukan sekadar pegawai bersikap ramah, melainkan juga mampu menyelesaikan kebutuhan secara akurat, memberikan informasi yang konsisten, dan menjelaskan langkah penyelesaian ketika suatu persoalan tidak dapat langsung dituntaskan.
Dekan FSH UIN Walisongo, Dr. H. Tolkah, M.A., menekankan perlunya peningkatan kualitas pelayanan secara terus-menerus. Ia berharap pelatihan tersebut memperkuat kapasitas pegawai dan mendorong peningkatan layanan akademik maupun nonakademik, baik di tingkat fakultas maupun program studi.
Bagi FSH UIN Walisongo, pengembangan sumber daya manusia menjadi bagian penting dalam menjawab tuntutan layanan yang semakin beragam. Peningkatan kompetensi perlu berjalan seiring dengan evaluasi proses kerja, penguatan koordinasi, dan pemanfaatan teknologi secara bertanggung jawab.
Kerja sama dengan PSMPT UIN Sunan Kalijaga juga memperkuat hubungan kelembagaan antara dua perguruan tinggi Islam negeri dalam bidang pengembangan SDM dan manajemen pendidikan tinggi. PSMPT selama ini menjalankan kegiatan pelatihan dan pendampingan untuk mendukung peningkatan kapasitas sumber daya manusia serta tata kelola kelembagaan perguruan tinggi.
Melalui delapan sesi materi dan aktivitas interaktif selama dua hari, pelatihan ini menghubungkan empat kebutuhan utama: kepemimpinan yang berorientasi pada pelayanan, kecakapan digital, penyederhanaan proses bisnis, dan penguatan kualitas layanan.
Tantangan berikutnya adalah menerjemahkan hasil pelatihan menjadi perubahan nyata di tempat kerja. Pemetaan proses perlu ditindaklanjuti dengan perbaikan prosedur, penggunaan teknologi harus disertai pengawasan, dan kualitas layanan perlu dievaluasi secara berkala berdasarkan kebutuhan pengguna.
Pada akhirnya, birokrasi kampus yang baik bukanlah birokrasi yang sekadar terlihat sibuk, melainkan yang mampu memberikan layanan secara jelas, tepat, dan dapat diandalkan. Bagi ribuan mahasiswa yang setiap hari berinteraksi dengan sistem akademik, perubahan cara kerja tersebut dapat menjadi pembeda antara administrasi yang sekadar selesai dan pelayanan yang benar-benar memberi kemudahan.
