Oleh: Drs. Abdul Hakim, M.Ag.
Kepala Bagian Tata Usaha FSH UIN Walisongo Semarang.
Perubahan teknologi sedang menggeser cara organisasi bekerja. Kecerdasan buatan (artificial intelligence/AI), otomatisasi, analisis data, dan digitalisasi layanan bukan lagi wacana masa depan. Semuanya telah hadir di ruang kerja, termasuk di lingkungan perguruan tinggi.
Situasi ini membawa pertanyaan penting bagi seorang Kepala Bagian Tata Usaha (Kabag TU): apakah pengelolaan sumber daya manusia masih cukup dilakukan dengan membagi pekerjaan, mengatur kehadiran, dan memastikan administrasi berjalan tertib?
Jawabannya tentu tidak.
Kabag TU hari ini tidak cukup berperan sebagai administrative manager. Ia perlu bergerak menjadi human capital manager yang mampu membaca kompetensi pegawai, membangun budaya kerja, mengelola talenta, mendorong inovasi, sekaligus memastikan teknologi benar-benar meningkatkan kualitas layanan.
Tantangan SDM di Tengah Disrupsi
Future of Jobs Report 2025 yang diterbitkan World Economic Forum memperkirakan sekitar 39 persen keterampilan inti pekerja akan berubah hingga 2030. AI dan big data, literasi teknologi serta jaringan dan keamanan siber termasuk keterampilan yang pertumbuhannya paling cepat. Namun menariknya, kemampuan manusia seperti berpikir kreatif, resiliensi, fleksibilitas, kepemimpinan dan lifelong learning juga semakin dibutuhkan.
Data tersebut menyampaikan satu pesan: transformasi digital pada dasarnya adalah transformasi manusia.
Organisasi boleh memiliki aplikasi terbaik dan sistem paling modern. Namun jika pegawai tidak memiliki kompetensi, kemauan belajar, kemampuan beradaptasi, dan budaya melayani, teknologi hanya akan menjadi perangkat mahal tanpa dampak signifikan.
Karena itu, tantangan pengelolaan SDM bukan semata mengganti pekerjaan manusia dengan teknologi. Tantangannya adalah menemukan cara agar manusia dan teknologi bekerja bersama untuk menghasilkan pelayanan yang lebih baik.
Dari Mengelola Pegawai Menjadi Mengembangkan Talenta
Dalam paradigma lama, SDM sering ditempatkan sebagai pelaksana pekerjaan. Pegawai menerima tugas, menjalankan instruksi, kemudian dievaluasi berdasarkan pekerjaan yang diselesaikan.
Paradigma tersebut perlu bergeser.
Setiap pegawai membawa kompetensi, pengalaman, kreativitas, dan potensi yang berbeda. Tugas pimpinan adalah menemukan kekuatan tersebut dan menempatkannya pada ruang yang tepat.
Di sinilah konsep talent management menjadi relevan.
Kabag TU perlu mengenali: siapa yang memiliki kemampuan digital, siapa yang kuat dalam komunikasi publik, siapa yang teliti dalam administrasi, siapa yang memiliki kapasitas kepemimpinan, dan siapa yang berpotensi dikembangkan untuk mengisi kebutuhan organisasi di masa mendatang.
Prinsipnya sederhana: the right person in the right place, with the right competence.
Pengembangan pegawai pun tidak seharusnya menunggu undangan pelatihan formal. Coaching, mentoring, berbagi pengetahuan antarkolega, rotasi tugas, benchmarking, dan pembelajaran digital dapat menjadi bagian dari strategi pengembangan kompetensi.
Hal ini semakin mendesak karena kesenjangan keterampilan telah menjadi salah satu hambatan terbesar transformasi organisasi. Survei World Economic Forum menunjukkan 63 persen pemberi kerja melihat skills gap sebagai hambatan utama transformasi, sementara 85 persen berencana memprioritaskan peningkatan keterampilan tenaga kerjanya.
AI Bukan Lawan Pegawai
Kehadiran AI sering menimbulkan kekhawatiran bahwa teknologi akan mengambil alih pekerjaan manusia. Dalam pengelolaan SDM modern, perspektifnya seharusnya berbeda.
AI harus ditempatkan sebagai co-worker, bukan sekadar competitor.
Pekerjaan administratif yang repetitif dapat dibantu otomatisasi. Pengolahan data dapat dipercepat. Penyusunan konsep dokumen, pemetaan informasi, analisis awal, hingga pelayanan administratif dapat dibuat semakin efisien.
Waktu pegawai yang sebelumnya habis untuk pekerjaan rutin kemudian dapat dialihkan kepada pekerjaan yang membutuhkan kreativitas, komunikasi, pengambilan keputusan dan sentuhan manusia.
Kajian Future of Jobs 2025 juga menunjukkan bahwa GenAI lebih berpotensi mengaugmentasi kemampuan manusia melalui kolaborasi manusia-mesin daripada sepenuhnya menggantikan banyak keterampilan manusia. Empati, active listening, penilaian yang kompleks dan interaksi manusia tetap memiliki posisi penting.
Karena itu, pertanyaan pimpinan bukan lagi, “Pekerjaan apa yang akan digantikan AI?”
Pertanyaan yang lebih produktif adalah: “Bagaimana AI membantu pegawai kita bekerja lebih cepat, akurat, kreatif, dan memberikan pelayanan lebih baik?”
Kinerja Tinggi Tetap Membutuhkan Sentuhan Manusia
Transformasi digital jangan sampai membuat organisasi kehilangan sisi kemanusiaannya.
Pegawai bukan mesin produksi. Mereka membutuhkan kepercayaan, apresiasi, ruang menyampaikan gagasan, kesempatan berkembang, dan lingkungan kerja yang sehat.
Kabag TU memiliki posisi strategis dalam membangun atmosfer tersebut karena berada pada titik temu antara kebijakan pimpinan dan pelaksanaan administrasi sehari-hari.
Pengelolaan SDM karena itu perlu menggabungkan performance dan humanity.
Target harus jelas. Kinerja harus terukur. Disiplin harus ditegakkan. Namun komunikasi, penghargaan terhadap kontribusi, kesempatan berkembang, dan kesejahteraan psikologis pegawai juga perlu memperoleh perhatian.
Pegawai yang merasa dipercaya cenderung berani berinovasi. Pegawai yang memahami tujuan pekerjaannya akan melihat tugas bukan sekadar rutinitas, melainkan kontribusi terhadap tujuan organisasi.
Kabag TU sebagai Arsitek Budaya Kerja
Pada akhirnya, transformasi pengelolaan SDM tidak dimulai dari aplikasi, melainkan dari budaya kerja.
Kabag TU masa depan harus mampu bertransformasi dari sekadar pengendali administrasi menjadi arsitek budaya kerja: membangun kolaborasi, mempercepat adaptasi teknologi, mengembangkan kompetensi, menumbuhkan integritas, dan menjaga orientasi pelayanan.
Ada perubahan paradigma yang perlu dilakukan: dari administration menuju innovation, dari sekadar staffing menuju talent management, dari command and control menuju collaboration and empowerment, serta dari bekerja berdasarkan rutinitas menuju bekerja berdasarkan impact.
Teknologi akan terus berubah. AI yang kita gunakan hari ini mungkin akan segera digantikan teknologi yang jauh lebih canggih. Namun ada satu aset organisasi yang tetap menentukan keberhasilan perubahan itu: manusia yang mau belajar dan mampu beradaptasi.
Karena itu, keberhasilan seorang Kabag TU pada era digital kelak tidak cukup diukur dari seberapa tertib administrasi yang dikelolanya.
Ukuran yang lebih penting adalah berapa banyak pegawai yang berhasil dikembangkan, berapa banyak potensi yang berhasil ditumbuhkan, seberapa cepat organisasi mampu beradaptasi, dan seberapa besar perubahan itu meningkatkan kualitas pelayanan.
Sebab pada akhirnya, digitalisasi terbaik bukanlah ketika teknologi menggantikan manusia, melainkan ketika teknologi membuat manusia mampu memberikan karya dan pelayanan terbaiknya.
